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秘书基础解析

发布时间:2021-02-20 04:13:46 浏览数: 关键词: 秘书基础 解析 秘书 基础 秘书基础解析

秘书基础教案

第一章 秘书工作及其发展趋势

第一节 秘书工作

知识与技能目标:

1.理解秘书和秘书工作的含义

2.理解秘书工作的基本属性和基本任务

过程和方法目标:

通过了解秘书工作的多种服务手段,准确识别"政务"和"事务"两类主要任务

情感态度与价值目标:培养学生树立"为人民服务"的思想

教学重点:秘书及秘书工作的概念

教学难点:秘书工作的基本属性及主要任务

教学方法:设问导疑、案例教学

教具安排:投影仪

课时安排:二课时

教学过程

第一课时

教学要点: “秘书”的含义

【导入新课】

同学们,改革开放的政策,促使我国经济飞速发展,多种经济成分并存,使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一,秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。那么,秘书及秘书工作的含义是什么呢?这节课我们重点分析"秘书"一 词的含义。

【讲授新课】

一、我国历史上最早的"秘书",是指人吗?

引导学生看书并得出答案:指物而不是指人。

二、提问:"秘书"一词的演变过程是怎样的?

明确:"秘书"一词在我国已有悠久的历史,但在不同的历史时期,"秘书"的含义却有很大的区别。具体说来,在中国古代,"秘书"一词最早出现于汉代,是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。后来,"秘书"成为一种官职,是指对担任某种工作的人的称呼。现在的"秘书"是一种职称或职务。

三、"秘书"的含义是什么?

明确:《现代汉语词典》对"秘书"的定义是"掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。"《辞海》对"秘书"一词的定义是"职务名称之一。协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和 交办事项。"国际职业秘书组织则认为"秘书是具有熟练的办公室工作能力,不需上级敦促 即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手"。尽管它们 各自的表述不同,但都指出秘书是一种社会职业和职务,是为领导服务的工作人员。

概括地讲,现在的"秘书"是一种职称或职务,是一种社会职业,是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中则指一种外交官的职称,如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。

【课堂小结】

这节课,我们重点分析了"秘书"的含义,在明确"秘书"的含义之前,先明确了"秘书"一词在我国历史上的演变过程,在此基础上再通过《现代汉语词典》、《辞海》及国际职业秘书组织对"秘书"一词的分别定义,明确了"秘书"一词的真正含义。

【课堂反馈】

这节课的学习内容是《秘书基础》这门课的开始部分,良好的开端是成功的一半,所以这节课的学习内容安排不多,主要让学生深刻理解"秘书"一词的含义,并由此提起学生对《秘书基础》这门课的学习兴趣。通过这节课的教学,这个目的达到了,学生通过了解"秘书"一词的演变过程,那种强烈的求知欲望被激发出来了,为后面的学习打下了良好的基础。

第二课时

教学要点:"秘书工作"的含义;秘书工作的基本属性;秘书工作的主要任务

【导入新课】

上一节课,我们明确了"秘书"一词的含义,了解到"秘书"一词由物到人的演变过程,那么"秘书"与"秘书工作"是不是一回事呢?这节课,我们重点来分析"秘书工作"的有关内容。

【讲授新课】

一、什么是秘书工作?

明确:秘书工作是直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动,由秘书或秘书部门承担此项工作。

二、秘书工作的基本属性

1.秘书工作的基本属性包括哪几个方面?

明确:秘书工作的基本属性包括三个方面

① 辅助性 ② 政治性 ③ 服务性

2.怎样理解秘书工作基本属性中的辅助性?

引导学生看书并明确: 在我国,秘书工作与行政管理有着不可分割的关系。从管理的层次上看,任何一级领导都是直接从事管理工作的,而秘书工作本身则是处于从属地位的辅助性管理活动,其本质就是为领导服务。无论是作为各级政权组织中的秘书工作,还是为某一私人服务的秘书工作,从一开始就始终处在一种辅助其领导(或雇主、上司)工作的位置上。可以说秘书工作中庞杂的、具体的、琐碎的各种服务工作,不仅是领导体力的辅助,而且是其脑力的辅助。

秘书工作的政治性,主要取决于什么?主要体现在哪些方面?

明确:秘书工作的政治性,主要取决于领导工作的政治性。

秘书工作的政治性主要体现在:

(1)鲜明的阶级性 (2)明确的政策性 (3)高度的机要性

3.秘书工作的服务性应从哪几个方面来理解?

明确:秘书工作的服务性可以从三个方面来理解,具体说来:

(1)秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门,历来坚持"三服务"的宗旨,即为领导机关服务,为各部门服务,为人民服务,其中核心是为人民服务。

(2)秘书工作具有广泛的服务领域。如果说现代社会有 360 个行业,那么就会产生 360种不同类型的秘书。秘书服务领域之广,是现代社会中任何一种职业都无法比拟的。

(3)秘书工作具有多种服务手段,如收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等。

三、秘书工作的主要任务是什么?

明确:根据秘书工作的各项具体任务的性质,可分为"政务"和"事务"两类主要任务。

(1)"政务"类任务

主要有办文,信息的收集和处理,调查研究与情况综合,对领导的批办事项与会议决定的事项进行催办、查办,处理来信来访。

(2)"事务"类任务

主要有文件的收发、传递与管理,文书的缮印与校对,文书的立卷与归档,文件的清缴与销毁,机要通信,承办会议,接待来访,印章管理,公务接洽等。

【课堂小结】

这节课讲授的内容主要包括"秘书工作"和含义及秘书工作的基本属性和主要任务,其中秘书工作的基本属性应比较全面地理解每一个方面。

【课堂反馈】

这节课的教学内容概念性很强,在教学时主要采用了设问导疑与启发相结合的教学方法,既设疑又启发学生积极思考,从而提高了学生的学习积极性,教学效果良好。

【课后练习】(投影)

下列是某外资企业秘书一天的工作内容,请指出这位秘书一天的工作中哪些属于"政务"类任务,哪些属于"事务"类任务?

(大学英语系毕业,己做了一年的秘书工作,直接上司是公司副经理,外国人)

8:30 到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开,查收E-mail,将传真、信件等分类登记,浇花等

8:45 冲咖啡,与上司简短会面,报告 E-mail 内容(一边喝咖啡)

9:00 开始工作(利用耳机)听前一天上司的录音信件并录制,发送信件,复印,接听,转达电话等

10:00 对收到的邮件进行分类,将需要上司处理的送给上司

12:00 与上司和其他的外国人去外面吃饭(但通常是和日本女职员在一起)

13:00 回到办公桌前继续起草报告(计划明天写完)

14:00 从网上查找与本公司有关的信息资料,并将有用的送给上司阅览

15:00 冲咖啡,和上司一起商量上司出差时要订的饭店

15:30 完成要发出的文件,录音,整理文件,接听电话等

18:30 下班

其他主要工作:复印在外出差的上司发送回来的信件,并向国内外发信,与上司保持电话联系等。上司虽不在,但工作仍然很多。另外,要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人,那么秘书要为宴会作准备(如时间、地点和费用等等)。此外,还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。

参考答案:起草报告、从网上查找与本公司有关的信息资料属于政务类任务,其他都是事务类任务。

第二节 我国秘书工作的发展趋势

知识与技能目标:了解我国秘书工作的发展趋势

过程和方法目标:

通过讨论秘书在工作中如何为领导出谋献策,秘书工作如何做到管理科学化从而了解办公手段现代化的含义

情感态度与价值目标:让学生了解秘书在工作中要积极主动,在工作中要有强烈的责任感,从而培养学生对事业的主动性和责任感。

教学重点:秘书工作的三大发展趋势,即参谋职能强化趋势,秘书工作管理科学化趋势,办公手段现代化趋势。

教学难点:办公手段现代化趋势的含义及手段

教学方法:设问导疑、案例分析

教具安排:投影仪

课时安排:一课时

教学过程

【导入新课】

在改革开放的时代,各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此,无论是工作领域还是工作方式,或是办公手段,都产生了重大变化,呈现出三大发展趋势,那么,这三大发展趋势的具体内容是什么呢?这节课我们重点来分析。

【讲授新课】

一、我国秘书工作的发展趋势是什么?

明确:我国秘书工作呈现出三大发展趋势,即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。

二、具体分析我国秘书工作的三大发展趋势

1、参谋职能强化趋势打出投影:阅读下列案例内容,并思考案例后面的问题:

秘书的责任

《人民日报》报导了一则罕见的"烟叶诈骗案",某省土特产出口公司被港商骗去×××万美元。案件发生前四个月,该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅,最后转到有关部门,可是款已经划出,文件成了"明日黄花"。事后在处理有关领导的渎职罪时,有几个秘书也被处理。

问题:(1)没有审批权力的秘书为什么要负责任?

(2)这个案例说明了什么?从这个案例中,我们得到什么启示?

启发学生思考并明确:

(1)秘书虽无直接责任,但有失职之处。四个月中,这份重要的函电经过十多位省级领导之手,也至少从十多位手中"溜"过,如有一位秘书能够向领导提醒,将此重要文件抓紧处理,也不会造成领导的渎职。秘书可以建议领导下达紧急电话通知,暂缓此交易的进行,等有关领导层层批阅完结,手续完成后,正式终止交易。这就可以避免数百万美元的巨额损失。

(2)新时期秘书工作参谋职能不断强化,主要原因有两方面:一方面是飞速发展的经济建设的客观需要。目前我国既面临着世界新技术革命的挑战,又面临着社会主义市场经济的快速发展,这必然使得新事物、新矛盾层出不穷,并且错综复杂。要对各种复杂的社会现象及时地、准确地作出判断和反馈,需要进行一系列的加工处理工作,以便去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里,掌握事物发展的规律,从而准确地指导工作,进行科学决策。这些工作,仅靠少数领导者是无法完成的,还需要有一大批领导者的助手、参谋来协助完成。另一方面是领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。在社会主义计划经济体制下,经济结构单一,领导凭经验处理工作的情况较多。在社会主义市场经济体制下,各类矛盾层出不穷,错综复杂,凭经验办事已不能适应飞速发展的社会需要,必须借助于控制论、信息论、系统论等科学理论和方法,按照科学的程序去解决问题,因此,实行科学决策就更为迫切。科学决策较之经验决策,工作量大大增加,且更需要经过专门培训的专业秘书人员来充当领导的助手、参谋。

2、目前我国秘书工作管理科学化趋势在哪些方面已经有了良好的开端?

明确:为了让秘书工作部门能为领导提供最优质的服务,近几年来,许多秘书部门在公文处理、机要保密、信息处理、催办查办等工作方面已建立起一定的工作规范和制度,尽管这些还有待于在实践中进一步完善,但这标志着秘书工作管理科学化已经有了良好的开端。

3、办公手段现代化趋势

(1)办公手段现代化的含义是什么?

办公手段现代化也叫办公室自动化。所谓办公手段现代化,就是把计算机技术和现代通信技术,系统科学和行为科学应用于办公室,使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。其中计算机是处理信息、使办公室设备智能化的主要工具;现代通信技术是在办公手段现代化的环境下,办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段。

(2)办公手段现代化追求的目标是什么?

明确:提高办公室的办公效率和质量,尽量减少差错,缩短办公活动周期,减少行政开支。

(3)办公手段现代化的发展大体经历了哪几个阶段?

明确:起始阶段? 发展阶段? 完善阶段? 成熟阶段

【课堂小结】

这节课主要讲授了我国秘书工作的三大发展趋势。在三大发展趋势中,参谋职能强化趋势让我们了解了新时期秘书工作由过去的纯事务性任务向既处理事务,又为领导出谋划策的方向转变。办公手段现代化趋势要求从事秘书工作的人要多方面提高自己的业务能力,不仅要做好传统的事务性工作,还要熟练使用各种现代化的办公设备,否则就不能适宜时代发展的需要。

【课堂反馈】

通过本节课内容的学习,学生普遍了解了我国秘书工作的发展趋势,尤其是他们了解到与世界发达国家相比,我国秘书部门办公手段现代化起步较晚,目前还处在起步阶段,他们深感自己身上的责任重大,一定要为缩短我国与世界发达国家的距离而勤奋学习。这是这节课最成功的地方。

【课后练习】

某中学赵校长,清晨上班第一件事就是打开计算机,由教育信息网进入本市教育信息中心,查看当天市教委的有关会议通知与工作安排,并动手把与自己学校有关的内容另存入本校文档。然后进入校园闭路电视网,抽查了三个班的早自习情况,并把问题输入本校文档。接着,赵校长叫来了办公室钱秘书,交待了当天工作要求,就到市教委参加有关会议去了。钱秘书打开计算机本校文档,把有关内容整理后,直接由网络下达给各职能部门,并结合赵校长的工作布置,提出了完成有关工作的具体要求。

 请结合以上材料,分析在当前高科技时代,秘书工作有了哪些变化?

参考答案: 从以上案例中可以看出:实现了办公手段现代化,秘书人员就能有更多的时间和精力从事分析研究、辅佐决策等创造性劳动,从而提高管理水平和科学决策水平。具体来说, 在当前高科技时代,秘书工作的变化有:从偏重办文办事转变为即办文办事又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为主动服务。

第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用

第一节 秘书工作的环境——领导活动

知识与技能目标:

1.领导和领导活动的含义

2.领导活动的三要素——领导者、被领导者、作用客体

过程和方法目标:通过对秘书工作环境——领导活动的全面了解,准确把握秘书工作的环境是领导活动

情感态度与价值目标:让学生认识到秘书在领导活动中必须正确地认识自我,始终保持清醒的头脑,摆正自己的位置,甘当配角,甘当无名英雄。

教学重点:理解秘书工作的环境

教学难点:领导活动三要素之间的关系

教学方法:设问导疑

教具安排:投影仪

课时安排:一课时

教学过程

【导入新课】

在日常生活中,人们常说秘书是领导的耳目、助手和参谋,也有称秘书为领导的"智囊"和"管家"的,这说明秘书与领导有着非同寻常的密切关系。秘书是直接为领导服务的,这就好比领导是一个圆心,秘书则是环绕圆心在圆周轨道上运行的各个点;领导工作好比是一条主线,秘书工作则是围绕主线上下、左右、前后同步行进的一条曲线。秘书不能脱离领导而单独存在,同样秘书工作也不能脱离领导工作而单独存在。换句话说,领导活动是秘书工作的环境。为什么这么说呢?这节课我们来分析这个问题。

【讲授新课】

一、领导和领导活动

1.领导的含义是什么?

教师启发学生思考并分析:"领导"这一词语,《现代汉语词典》(修订本)的释义是"率领并引导朝一定方向前进:如'集体领导'、'领导人民由一个胜利走向另一个胜利'。担任领导的人;领导者:如'领导和群众相结合。'"这就是说,领导这个词有两个基本含义。

作为名词,它指担任领导职务的个人或群体,可以是领导人,可以是领导班子,也可以是领导机关;作为动词,它是指率领、引导、指挥人们实现某一特定目标的行为过程。

2.领导活动的含义是什么?

明确:领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。

对上述含义的理解要注意:"在一定领导环境确定的范围内"指的是作为领导者,他的领导活动是在人与人之间进行的,而"有向性的人的综合活动"则是指领导者通过决策、威望和领导艺术的感召力引导人们朝着一定方向前进的一种社会实践活动,或者说是领导者指引和影响社会组织内的人们在特定的时空条件下实现预定目标的过程。

3.领导活动的规律是怎样的?

明确:领导活动是人类社会实践活动的一种形式,其规律也像所有实践活动一样,是稳定性与多变性的统一,是矛盾的特殊性与普遍性的统一。

二、领导活动的三要素

我们可将社会组织的领导活动视为一个系统的整体,在这个系统整体中包含有三个基本要素,即领导者、被领导者和作用客体,这也就是我们通常所说的领导活动的三要素,三者的有机结合,就构成为领导活动。这三个要素在领导活动中的作用怎样,关系又是怎样呢?我们具体来分析;

1.领导者、被领导者、作用客体分别指什么?

明确:(1)领导者——是领导活动的主体,是领导活动的核心,是一定群体或利益的代表者,对群体活动起着率领、引导、组织、指挥的作用。

(2)被领导者——即领导活动中被领导的一方(个人或群体),是相对于领导者而言的。

(3)作用客体——领导者与被领导者共同的工作对象。在领导活动中,领导者与被领导者共同对某一自然物作用,产生出特定的产品(成果),这种自然物就是领导活动作用的客体。

2.领导者、被领导者、作用客体三者之间的关系怎样?

启发学生思考并分析:(1)领导者与被领导者共同处于一个大系统中,二者相互依存。一方面领导者应反映、代表、符合大多数被领导者的要求,否则将失去其从事领导活动的基础和后盾。另一方面,被领导者是领导者决策、意图的实施者、行动者,应自觉地成为领导活动中积极的、主动的力量,不能仅仅是作为被动的一方。

(2)由于作用客体的不同,形成了不同形式的领导活动。任何领导活动都是在特定的客观环境中进行的,客观环境为领导活动提供了"场所"和"舞台",使领导者与被领导者有了"用武之地"。自然条件、生产力、生产关系等方面构成领导活动的大环境;具体的机会、外界环境和条件又是领导活动不可忽视的客观因素。任何领导活动都不可能摆脱客观环境的限制,领导者只有在正确地、充分地认识客观环境的前提下才有可能实现领导活动的目的。

【课堂小结】

这节课我们重点学习了秘书工作的环境——领导活动,主要讲解了几个概念,即领导和领导活动以及领导活动的三要素,这些概念与秘书工作有何内在的联系呢?因为秘书工作的基本职能是辅助领导开展领导活动,所以,秘书人员必须了解领导、领导者、被领导者、领导活动等基础知识,才能适应秘书工作的需要。

【课堂反馈】

这节课的内容理论性比较强,同学们对有关概念的理解有一定的难度,所以在教学中应注意将概念阐释清楚,应尽量用事例来加以印证,并用课后练习来对有关概念加以巩固。

【课后练习】(投影)

一、单选题

1.( )是领导者决策、意图的实施者、行动者。

A.作用客体 B.被领导者 C.客观环境 D.领导活动

2.农民与农民的领导者作用客体是( )

A.农民的房屋 B.可种植的土地 C.农业收入 D.粮食

二、"有困难,找市长"与"有困难,找市场"各属于什么时期的领导活动?市长的作用能否完全被市场取代?为什么?

参考答案:

"有困难,找市长"属于计划经济时期的领导活动;"有困难,找市场"属于市场经济时期的领导活动。市长的作用不能完全被市场取代,因为市长作用的核心是决策,而市场作用的核心是控制,是领导活动的体现。

第二节 秘书工作的核心——领导意图

教学目标

知识目标:

1.理解"领导意图"的含义

2."领导意图"的形成

能力目标:

让学生了解怎样围绕领导意图开展一系列的秘书工作,并在工作中真正起到参谋助手的作用。

德育目标:培养学生做任何事情都应该有积极主动的意识

教学重点: "领导意图"的含义及"领导意图"的形成

教学难点: "领导意图"是怎样形成的

教学方法:设问导疑与案例分析相结合

教具安排:投影仪

课时安排:一课时

教学过程

【导入新课】

上一节课我们主要学习了"秘书工作的环境——领导活动",我们由此了解到没有领导活动,就没有秘书工作。而秘书要紧紧追随领导,服务领导,就必须时时领会领导的意图,尽可能按领导意图办事,这样才能使服务对象满意。那么领导意图指的是什么呢?又是怎样形成的呢?这节课,我们一同来探讨。

【讲授新课】

一、什么是领导意图?它的实质是什么?

指导学生看书并明确:领导意图指领导者(领导人、领导班子、领导机关)领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。

领导意图的实质:领导意图是适应管理社会组织的需要,为达到某一目标,完成某一任务,由领导者提出的确定意见,而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法;是在管理活动中需要实施的工作意见,而不是作参考的备忘录;是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心,而不只是具体的、某一部分的要求,或是细枝末节问题的规定。例如,命令、指示、决定、交办意见、口头要求等,都是领导意图的表达形式。

二、领导意图是怎样形成的?

领导要想领导社会组织实现其预定的目标,必须有正确的领导意图,秘书人员也必须正确地理解"领导意图"的含义,才能在领导决策过程中真正起到参谋、助手的作用。那么领导意图是不是领导根据自己的喜好,或是心血来潮,想怎么提出就怎么提出呢?并非如此,领导意图的形成要合乎事物发展的规律,要符合人民群众的愿望,要集思广益,要有正确的原则作指导。具体地说:(指导学生看书并归纳总结

1.领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物

马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和"三个代表"的重要思想是指导我国各项工作的理论基础。这一原则已列入党的章程。各级领导在从事管理活动的主导思路、基本思想方法,都必须从马克思主义的立场、观点、方法来思考、分析、解决各种问题,以形成领导意图。

2.领导意图是上级指示与本组织的具体情况相结合的产物

任何行政机关、企事业单位都必须接受党和国家的方针、政策的指导,服从上级的领导。上级下达的指令、指示、任务、要求、规定,是下级领导意图形成的思想来源之一。这是问题的一个方面。另一方面,一个具体单位的种种实际情况,是该单位的领导者进行管理活动的实践基础,这是领导者贯彻上级指示时,要考虑的客观实际。只有把上级指示与本单位的具体情况结合起来,才能形成正确的领导意图。

3.领导意图是领导与群众的智慧相结合的产物

领导意图是主要领导者与其他领导者相互作用形成的合力,领导者与广大被领导者(群众)的智慧综合、联系、作用的结果。领导者在实施科学管理、处理工作问题时,既要对本单位具体情况的全局、环境条件与内部条件进行深入思考,以形成自己的观点、意见,又要深入调查研究、虚心听取群众意见,把自己的意见与群众的意见结合起来,形成领导意图。

4.领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物

领导活动,多是对某一方面社会生产或业务活动的管理。这些管理活动也同其他社会实践活动一样,必须遵循其内在规律。各项生产或业务活动的特定专业性质同样要受到这些专业规律的制约。

三、课堂知识的延伸拓展

看下面的案例,并思考这个案例给了你什么样的启示?

你这秘书不够格

小赵从工厂办公室调到镇政府办公室当秘书,他上班最早、手脚最勤、嘴巴最甜。本以为这就可以让领导满意了,谁知有一天镇长带他到一家企业去考察工作,回来的路上,镇长让他谈谈对这家企业的看法,小赵回答:"我对这家企业还不了解,没有什么意见。"

镇长批评他:"仅仅靠手脚勤快是不行的,当一名合格的秘书,你还要努力啊!"让学生讨论并归纳总结:上面案例中的小赵之所以被镇长批评,是因为他只满足于工作中当"搬运工"、"二传手",满足于勤奋工作,而不能起到参谋助手的作用。秘书要真正起到参谋助手的作用,必须善于领会领导意图,工作上才能积极主动,才能更好地替领导服务,也才能成为一个真正合格的秘书。秘书和秘书部门在辅佐领导决策的过程中,怎样准确领会领导意图?

明确:秘书和秘书部门要善于领会领导意图,除正确理解领导的明确意见和指示外,主要靠秘书平时的积极思考,如"假若我是领导该怎样处理这个问题"、"领导平时处理这类问题主要采用什么方法"等,同时留心观察领导者的一言一行,一举一动,仔细聆听领导者在会议上和非正式场合讲话中对某些问题的态度和看法,来领会领导的意图。秘书和秘书部门在辅助决策时要求领会领导意图,绝不是无原则地、盲目地去揣摩领导的心理,察言观色,见风使舵,按照领导的"口味"去出主意,提建议,这样的"参谋"有百害而无一益。秘书和秘书部门不应该迎合领导者片面的或错误的决断,为维护小集体利益而损害国家和人民的利益;更不能为了个人的私利而领导出"馊主意",而应该成为领导的诤友,坚持党性原则,大公无私,这样才能正常、有效地发挥参谋作用。

【课堂小结】

这节课,主要学习了"领导意图"的含义及领导意图的形成过程。秘书人员必须正确理解"领导意图"的含义,围绕领导意图开展一系列的秘书工作,才能真正起到参谋、助手的作用。

【课堂反馈】

这节课的学习内容从总体上来说理论性较强,比较抽象,在教学时我尽量结合实际举例来对相关理论加以阐释。为了帮助同学们更好地理解"领导意图"的含义及领导意图的形成过程,我还结合书上的案例将课堂知识向课外延伸拓展,让学生更深刻地体会到当好一个合格的秘书,仅有理论知识远远不够,还必须时刻领会领导意图,工作上才能积极主动。

【课后练习】

问答:为什么说贯彻领导意图是秘书工作的核心?

参考答案:

领导意图指领导者(领导人、领导班子、领导机关)领导社会组织实现目标所提出的确定意见。秘书人员是领导的助手和参谋,秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸,这就决定了秘书的职能活动要以领导意图为转移,其基点在于随时正确地领会掌握领导的工作意图,严格遵循、围绕领导工作意图,通过自己的调查研究、提供信息、参谋建议、撰写公文、协调处事、接待交往等职能活动,辅助领导工作,体现、贯彻领导意图。由此可见,贯彻领导意图是秘书工作的核心。

第三节 秘书工作在领导活动中的作用和特点

教学目标

知识目标:

1.掌握秘书工作在领导活动中的作用

2.掌握秘书工作在领导活动中的特点

能力目标:

1.秘书人员如何在领导活动中发挥自己的作用。

2.秘书人员如何根据秘书工作在领导活动中的特点,来做好自己的本职工作。

德育目标:

1.从秘书工作在领导活动中的各种作用中,培养学生积极主动的工作精神。

2.从秘书工作在领导活动中的特点上,培养学生做任何事都应像秘书人员一样,勤勤恳恳,任劳任怨,甘当无名英雄。

教学重点:

1.秘书工作在领导活动中的六个方面作用

2.秘书工作在领导活动中的五个特点

教学难点:如何理解秘书工作在领导活动中的作用和特点

教学方法:设问导疑、案例分析

教具安排:投影仪、自制的秘书工作枢纽作用示意图

课时安排:三课时

教学过程

第一课时

教学要点:秘书工作在领导活动中的作用,重点分析枢纽作用、助手作用、参谋作用

【导入新课】

同学们,新时期信息量猛增,工作节奏加快,许多领导人虽然博学多才、见多识广、精明能干,但个人的知识、能力、精力总是有限的。因此,一个睿智的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。从某种意义上讲,秘书工作服从并服务于领导工作,因而可将它看成是领导工作的组成部分;同时它也是机关、单位能正常、有效运转的基本保障,可见秘书工作的作用是很大的,秘书工作在领导活动中的作用有哪些呢?这节课我们重点来了解它们。

【讲授新课】

一、秘书工作在领导活动中的作用包括哪些方面?

引导学生看书并归纳如下:

1.枢纽作用

2.助手作用

3.参谋作用

4.辅助协调作用

5."不管部"作用

6."窗口"作用

二、具体分析秘书工作在领导活动中的枢纽作用、助手作用、参谋作用

1.秘书工作在领导活动中的枢纽作用体现在哪些方面?

出示如下示意图:

领 导

各部门

秘 书

外 部

群 众

简要分析示意图的内容,从示意图中可以看出:秘书机构处在组织的中心位置,因此上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉:一是领导的决策指令要通过秘书部门传达下去;二是下面的问题、要求,包括下级的请示、报告,以及群众重要的来信来访,都要通过秘书部门递送上去;三是面上的情况、动态,以及经验教训,要经过秘书部门反映到领导手中;四是内部的计划、部署,要经过秘书部门传达到执行部门去。

2.秘书人员和秘书部门辅助领导工作的具体内容有哪些?

引导学生看书并明确:

(1)文书处理

(2)筛选文件

(3)文字把关

(4)事务处理

(5)督促作用

3.引导学生看"参谋作用"部分文字并思考以下几个问题:

(1)为什么说秘书工作在领导活动中具有参谋作用?

(2)秘书工作的"智囊"作用主要表现在哪些方面?

(3)在发挥参谋作用时,秘书人员如何处理好"参与"和"参谋"的关系?

明确:(1)给领导当参谋,是对秘书人员的高度信任,也是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋往往被称为"智囊"。领导者应当深入实际,深入群众,调查研究,自己动手解决问题。但是,一个人的精力和时间毕竟有限。俗话说:"一个篱笆三根桩,一个好汉三人帮。"领导者要把自己的工作做好,必定需要助手来帮助他们了解情况,收集材料,分析问题,提供解决问题的方案,以及处理日常事务,使他们能够集中精力和时间,去对重大的问题进行研究、决策和组织、指挥,保证领导作用的充分发挥。由此可见,秘书工作在领导活动中具有参谋作用。

(2)秘书工作的"智囊"作用主要表现在三个方面:一是提供依据,即向领导提供真实的情况、可靠的材料、有关政策和法律的规定,作为决策和指导工作的依据;二是综合意见,即在领导作出重要决策和工作部署之前,将有关部门的意见、设想汇总起来,尽可能列成方案,陈述利弊,供领导酌定;三是出谋献策,即在调查研究的基础上,提出解决问题的意见或建议。

(3)在发挥参谋作用时,秘书人员要处理好"参与"与"参谋"的关系。领导在进行决策时,秘书人员起一定的参谋作用,但不是参与领导决策。参与决策是其他领导成员权力。一般而言,为领导出主意,想办法,提供多种决策方案供领导选择,不论是口头表达还是文字表达,都是参谋作用。

【课堂小结】

这节课主要分析了秘书工作在领导活动中的枢纽作用、助手作用及参谋作用。秘书工作的枢纽作用在领导活动中能否得到充分发挥,关键是看秘书和秘书部门对上下、左右、内外等方面的关系协调得如何。秘书工作的参谋作用贯穿于领导中枢和领导者的指挥、管理、协调、监控等各个方面,贯穿于领导活动的整个过程中。各机关、单位的领导工作,大量繁杂的日常事务需要处理,但领导受时间、精力的限制,对这些事务性工作不可能件件经手、事事亲办,这就需要秘书和秘书部门协助。

【课堂反馈】

这节课教学内容难度适宜,条理性较强。在分析秘书工作在领导活动中的枢纽作用时,用自己设计的示意图,形象直观地让学生了解枢纽作用到底是怎样的,这样就激发了学生的学习兴趣。课堂上师生互动,教学效果良好。

【课后练习】(投影)

一、多项选择题:

1.秘书部门处在组织的中心位置,因此成为( ABCD )的咽喉。

A.上情下达 B.下情上报 C.沟通左右 D.联系内外

2.秘书工作在领导活动中的( AC )作用有时是交叉或融合在一起的。

A.参谋 B.枢纽 C.助手 D.辅助协调

二、简答题:秘书工作在领导活动中有哪些作用?

参考答案:

秘书工作在领导活动中的作用有:枢纽作用、 助手作用、参谋作用、 辅助协调作用、

"不管部"作用、"窗口"作用。(要点)

第二课时

教学要点:分析秘书工作在领导活动中的辅助协调作用、不管部"作用和"窗口"作用。

【导入新课】

上一节课,我们了解了秘书工作在领导活动中的作用,并重点分析了秘书工作在领导活动中的枢纽作用、助手作用及参谋作用。这节课我们重点分析秘书工作在领导活动中的辅助协调作用、不管部"作用和"窗口"作用。

【讲授新课】

一、如何认识秘书工作在领导活动中的辅助协调作用?

先由教师结合实际作如下分析:

由于所处地位和职责各不相同,上下级领导无论在看问题的立场、观点和方法上,还是在解决问题的战略、策略和举措上,都会存在一些差异。如上级领导者考虑问题习惯于运用宏观思维,而下级领导者考虑问题习惯于运用微观思维;上级领导者致力于巩固和维护整体利益;而下级领导者则致力于巩固和维护本部门的局部利益;上级领导者对下级的要求和希望是服从,而下级领导者对上级的要求和希望是支持等。这些差异的存在是客观的,完全可以理解。秘书的协调工作就是要缩小这种差异,找出这种差异的结合点,及时加以疏通,化解上下级的矛盾,以求得认识上的一致。这是秘书的协调作用在处理好上下级机关领导者之间关系上的体现。秘书工作的辅助协调作用还不止这一点,请同学们看书上的有关文字!引导学生看书思考并得出结论:

任何组织系统都有自己的运行目的和目标。要使组织系统沿着正确的轨道运行,使众多的局部成为完整和谐的有机体系,相互配合运转,就必须不断地对运行进行调节。各级各类机关一方面要在管理过程中不断调整自己的行动,另一方面又要用各种手段来协调与其他机关的行动,以及处理好各种矛盾与关系。这种调节或者协调,是领导者在管理工作中的职责,而秘书部门则是辅助领导者进行行政协调的主要部门。(板书加着重号的文字)

二、由下面的案例,引出"不管部"作用的四个方面内容:

"不管部"

小李每天面对送到办公室来的大批文件和函电,总要感慨一番,这办公室真是"不管部"啊!张主任笑着说:"你这话算说对了。办公室工作头绪最多,工作最忙,用'不管部'来形容,是最恰当的。不说年终大忙了,单讲每年三月份,就有学雷锋活动、植树节活动、三八节纪念活动、三一五消费者权益日活动等等,而人民代表换届改选,党代表换届改选,清明节祭扫烈士墓的准备,'五四'青年表彰的前期准备,都无例外地要在此时完成。这些工作,都是办公室来承担的。另外,办公室还要承担许多临时的突击性任务,还有许多领导交办的事务。小李,你对此要有充分的思想准备啊。"小李说,我不怕,忙才有奔头,不忙就意味着要下岗了,对吧?办公室所有的人都笑了。

从上面的案例中,我们可以知道,秘书部门向来有"不管部"之称。凡是其他职能部门不管的事,领导都可以安排给秘书部门去做,内容大致有以下四个方面:

(1)围绕中心工作产生的任务,如文明礼貌月活动、植树节活动等,这些工作无专门业务科室管理,需要秘书部门与其他部门配合去做。

(2)临时发生的突击性任务,如天灾人祸的处理,对外纠纷的处理,上级下达的临时紧急任务等。

(3)带全面性的任务或活动,如校庆、厂庆,单位召开的全系统会议等。

(4)为领导服务的其他事项,如陪同领导视察,看望患病职工,慰问退休职工,代表领导参加某些活动等。(板书加着重号的文字)

三、如何理解"窗口"作用?

分析:所谓"窗口",是指上下沟通、内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈工作等,大都由秘书部门出面。秘书和秘书部门的礼仪如何、态度如何、谈吐如何、形象如何,不仅表现了秘书本人的修养、素质、办事能力和精神风貌,而且也反映了秘书部门的工作态度、工作质量和工作效率,并从一个侧面反映了机关、单位的整体素质、工作作风、精神面貌和总体形象。总之,秘书部门是领导机关的"窗口",一切与外界的联系和接待,都首先要经过秘书部门,群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。

【课堂小结】

这节课重点分析了秘书工作在领导活动中辅助协调作用、"不管部"作用及"窗口"作用。通过这节课的学习,我们了解到:作为领导中枢和领导者的综合办事机构,秘书部门承担着调整和改善上下级组织之间 、同事与同事之间以及本单位与兄弟单位之间、单位与员工家属之间关系的任务,发挥着辅助协调的作用;秘书部门是一个领导机关的"窗口",秘书与秘书部门的面貌、作风与效率如何,也反映出机关、单位的整体素质、工作作风、精神面貌和总体形象;作为领导的助手,秘书和秘书部门要办理既不能由其他职能部门办理,又是领导个人承担不了的各种事务性工作,还有一些涉及到多个职能部门或各职能部门都难以承办的事情,以及领导临时交办的任务,都要由秘书和秘书部门完成,所以秘书部门向来有"不管部"之称。

【课堂反馈】

这节课采用设问导疑与案例分析相结合的教学方法分析有关知识要点,有一定的直观性。课堂上能够做到师生互动,课堂气氛活跃,教学效果良好。

【课后练习】

单选题

1.秘书向来有"不管部"之称,下列属于"不管部"作用内容的是( B )

A.文书处理 B.选举人民代表的工作 C.文字把关 D.筛选文件

2.秘书工作的"不管部"作用包括的内容有( ABCD )

A.围绕中心工作产生的任务。

 B.临时发生的突击任务。C.带全面性的任务或活动。

 D.为领导服务的其他事项。

第三课时

教学要点:秘书工作在领导活动中的特点。

【导入新课】

通过前面两节课的学习,我们了解到秘书工作在领导活动中的作用,那么秘书工作在领导活动中的特点又是什么呢?这节课我们重点分析这个问题。

【讲授新课】

一、秘书工作在领导活动中的特点有哪些?其中最主要的反映秘书工作本质特点的是什么?

引导学生看书并明确:

秘书工作在领导活动中的特点有:

(1)依附性(本质特点) (2)综合性 (3)服务性 (4)机密性 (5)政策性

二、具体分析秘书工作在领导活动中的特点

1.怎样理解秘书工作在领导活动中的依附性?

引导学生思考并明确:

(1)秘书工作是依附于领导活动而存在的。机关、企事业单位和各类公司的党委、行政领导以及私人秘书的雇主,他们拥有决策、组织和指挥的职责和权力,而秘书和秘书部门却不承担任何权力职责,他们只是对领导负责,协助领导工作,为领导服务。

(2)依附性是秘书工作的一个本质特征,在工作中必须注意两点:

① 只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等,决不能越俎代庖,自作主张,强加于领导; ② 不能反客为主,随意插手、干扰和影响职能部门的工作。

2.应从哪些方面来认识秘书工作的综合性?

引导学生看书思考并明确:

可以从三个方面来认识秘书工作的综合性:

(1)从秘书工作的职能范围来看

秘书并不承担某一部门的具体工作,而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务,起着全局联络、整体协调的作用。

(2)从秘书工作本身的内容来看

秘书工作既有政务,又有事务,具有明显的综合性。

政务类任务主要有:

① 文件的拟办、承办 ② 文件的起草、核稿 ③ 信息的收集、整理 ④ 调查研究、情况汇总 ⑤ 对领导的批办事项进行催办、查办 ⑥ 处理来信来访

事务类任务主要有:

① 文件的收发、传递与管理 ② 文书的缮印和校对 ③ 文书的立卷和归档 ④ 文件的清缴和销毁 ⑤ 机要通讯 ⑥ 承办会务 ⑦ 印信管理 ⑧ 公务接洽

(3)从秘书人员的素质要求来看也具有明显的综合性特征。

从我国古代"巫"的到明清时期的"翰林",无不要求担任秘书工作的人要具有丰富的学识、敏锐的判断力和快速应变的能力。现代社会的秘书人员,不仅需要具有马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义、行政管理学和秘书业务方面的知识,而且需要了解与掌握其他方面的知识,即凡是领导工作所涉及的知识,秘书都要有所了解和掌握。除了知识能力外,秘书还要具备文字表达与口头表达的语言能力,具备运用办公现代化手段的实际能力,还要具备处理人际关系的公关能力等。

3.秘书工作在领导活动中的服务性主要体现在什么方面?

明确:主要体现在新时期秘书工作的基本指导思想,即体现在"三服务"上:为领导服务 为各部门服务 为人民服务

4.为什么秘书工作在领导活动中具有机密性的特点?秘书接触的机密主要有哪几类?

引导学生看书明确:

秘书和秘书部门处于机关的枢纽位置,每天直接与领导来往,接触着大量的机密,这就决定了秘书工作具有机密性的特点。

秘书接触的机密主要有以下几类:

(1)文书管理和公文办理中接触到的机密。

(2)领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密。

(3)领导交办的工作中的机密事项,如人事变动、机构调整、政策修订等。

(4)承理领导机关和领导者电话中的机密。

(5)重要领导人的活动、领导机关重要的 内部情况,也往往属于机密内容。

5.从哪些方面来认识秘书工作在领导活动中的政策性特点?

先请学生讨论,然后明确:

(1)秘书和秘书部门是领导的助手,是辅助性工作部门。秘书人员在辅助领导办理的各项事务中,如处理各种文书、撰写文稿、接待来访中,都会涉及如何依照党和国家的政策、法律、法令贯彻执行的问题。

(2)秘书人员必须熟悉并正确掌握有关方针、政策、法律、法令,提高自己的政策水平。

(3)凡是有关政策的问题决不能粗心大意,更不能不懂装懂,随心所欲地解释有关政策规定,而必须兢兢业业,一丝不苟地处理好涉及政策性的一切政务、事务工作

【课堂小结】

这节课主要学习了秘书工作在领导活动中的五个特点,这五个特点是相互联系又相互区别的,其中最主要的反映秘书工作本质特点的是依附性,其他四个特性则是由此派生出的属性。

【课堂反馈】

本节课在教学时主要采用设问导疑与启发分析相结合的方法,因为设置的问题都是课本上的,所以教师稍加引导,学生很快就能将答案总结出来,大大提高了学生学习的自主性。课堂上,师生互动,气氛活跃。

【课后练习】

简答题:

秘书接触的机密主要有哪几类?

参考答案:

秘书接触的机密主要有:

(1)文书管理和公文办理中接触到的机密。

(2)领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密。

(3)领导交办的工作中的机密事项,如人事变动、机构调整、政策修订等。

(4)承理领导机关和领导者电话中的机密。

(5)重要领导人的活动、领导机关重要的 内部情况,也往往属于机密内容。

第四节 秘书与领导者相处的基本原则

教学目标

知识目标:

1.了解秘书与领导者的关系

2.了解秘书与领导班子相处的主要原则

3.了解秘书人员与具体领导人相处的原则

能力目标:

1.如何正确处理秘书人员与领导班子的关系

2.如何正确处理秘书人员与领导者个人的关系

德育目标:培养学生自尊自爱的良好品质,学会与他人和睦相处

教学重点:

1.秘书与领导者的关系

2.秘书与领导班子相处的四个主要原则

3.秘书人员与具体领导人相处的四个原则

教学难点:怎样理解秘书与领导班子或具体领导人相处的原则

教学方法:设问导疑、启发分析

教具安排:投影仪

课时安排:三课时

教学过程

第一课时

教学要点:秘书与领导者的关系

【导入新课】

如何正确处理秘书人员与领导班子或领导者个人的关系,是秘书人员应十分关心的实际问题,它渗透于秘书工作的各个方面,在很大程度上影响着秘书功能的充分发挥,影响着秘书工作的质量与效益,也影响着秘书自身的心理健康。因此,必须认真处理好这个关系。要处理好这个关系,首要的问题就是弄清秘书与领导者之间究竟是什么关系。这节课, 我们一起来分析这个问题。

【讲授新课】

一、秘书与领导者的关系是怎样的?

引导学生看书并归纳总结:

在封建社会,领导者与秘书的关系是主仆关系。

在资本主义社会,领导者与秘书的关系是雇佣关系。

在社会主义市场经济体制下,民营企业、个体老板与其秘书之间的关系是雇佣关系。

党政机关、国家企事业单位,领导与秘书的关系可归纳为以下三点:

1.在组织上是上下级关系,要遵守组织纪律,严格维护领导的权威,为领导提供各方面良好的服务。

2.在工作上是同志关系,不是主仆关系,无贵贱之分,只有分工不同,都是为人民服务。因此,秘书与领导人在人格上是平等的,不必卑躬屈膝,惟命是从。

3.在职能上是主辅关系,秘书协助领导工作,不能越俎代庖,但"寸有所长,尺有所短",领导与秘书应当相互信任,相互支持,相互关心,相互补偿。

二、课堂知识的延伸拓展:如何正确处理好秘书与领导者的关系?

对这个问题的理解应从两个方面来看:

1.秘书该如何正确处理好与领导者的关系。三国时祢衡,此人很有才能,很会写文章,但是性格怪僻、傲慢无羁。他见曹操,嫌礼遇不厚就把曹大骂一顿;转到刘表那里,又多次冒犯刘表;再到江夏太守黄祖处当秘书,黄重用他,很佩服他的文采,但终究在下棋时又把黄祖骂了,导致不可收拾的后果。从祢衡身上,我们可以看出:秘书要处理好与领导者的关系,建立起有利于自己职能活动的良好环境,就要讲究艺术和技巧,要切实做到以下几点:

(1)尊重而不阿谀; (2)主动而不越位脱轨; (3)服从而不盲目附和; (4)诚实而不作假弄权; (5)沟通而不封闭堵塞; (6)挡驾而不阻拦干涉。

2.领导者该如何处理好与秘书的关系。在正确处理领导者与秘书的关系中,周恩来给我们树立了光辉的榜样。傅西路在一篇纪念周恩来的文章中谈到:"周恩来同志不仅明确提出了我党秘书工作的职责,严格要求并善于促使秘书人员尽职尽责,而且最难能可贵的是他对秘书人员的平等态度和热忱关心人的崇高品格。他身为总理,但他从不摆领导者的架子,不以教训人的口吻说话,与秘书的关系十分融洽;他关心秘书疾苦,常到秘书们的家中串门,问寒问暖,与秘书亲如一家。他尊重秘书的意见和人格,决不轻易伤害同志;他信任秘书,从不把人分成三六九等。秘书们既把他当领导,又把他当成兄长。周恩来同志与秘书们的这种亲密关系,充分体现了我们党的领导同志与秘书之间在政治上的平等关系。

【课堂小结】

这节课重点分析了秘书与领导者之间的关系,并由此延伸到如何正确处理好秘书与领导者的关系,对这个问题是从两个方面来分析的,一是从领导者的角度来看如何处理好与秘书的关系,二是从秘书的角度来看如何处理好与领导者的关系。

【课堂反馈】

这节课的教学内容是课内知识与课外内容相互补充,课外内容是对课内知识要点的延伸,因而学生比较感兴趣,教学效果良好。

【课后练习】(投影)

秘书应如何与领导处好关系,这是每一个秘书从业人员十分关心并力求解决好的问题。试结合我国社会主义市场经济体制下,秘书与领导者关系的不同类型,谈谈你的看法。

参考答案(要点):

我国社会主义市场经济体制下,多种经济成分并存,秘书与领导者关系的类型归纳起来有:

1.党政机关、国家企事业单位,领导与秘书的关系可归纳为以下三点:

(1)在组织上是上下级关系,秘书要遵守组织纪律,严格维护领导的权威,为领导提供各方面良好的服务。

(2)在工作上是同志关系,不是主仆关系,无贵贱之分,只有分工不同,都是为人民服务。因此,秘书与领导人在人格上是平等的,不必卑躬屈膝,惟命是从。

(3)在职能上是主辅关系,秘书协助领导工作,不能越俎代庖,但"寸有所长,尺有所短",领导与秘书应当相互信任,相互支持,相互关心,相互补偿

2.民营企业、个体老板与其秘书之间的关系是雇佣关系。在不违法违纪的前提下,秘书要绝对按经理、老板的意图办事。

第二课时

教学要点:秘书与领导班子相处的主要原则

【导入新课】

秘书是为领导和领导工作而设置的,没有领导工作就没有秘书工作,秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书要为领导服务,其中就包括为领导班子服务,为了能更好地为领导班子服务,秘书在具体协调与领导班子的关系时,必须遵守几条主要原则,这几条主要原则是什么呢?这节课,我们重点来了解它们。

【讲授新课】

一、秘书与领导班子相处的主要原则有哪些?

引导学生看书并明确:

秘书与领导班子相处的主要原则有:

1."职权划分、单向请示"的原则 2."按规章制度办事"的原则

3."不分亲疏,一视同仁"的原则 4."通报情况,维护团结"的原则

二、具体分析秘书与领导班子相处的主要原则

1.秘书在实际工作中,应怎样坚持做到"职权划分、单向请示"的原则?

引导学生看相关内容并明确:

领导班子成员的分工,在其职责范围内有着相应的职权。每位领导人按其分工开展职责范围内的工作,如重大问题由集体研究决定,分头去办;一般问题由分管领导人直接处理。因此秘书要尊重领导人的职权分工,实行单向请示,注意避免多头请示。在实际工作中,以下几种情况特别要引起注意:

(1)遇到综合性的、涉及多方面工作的事项,应请示主持全面工作的领导并向有关领导通报情况。如通报情况后有关领导有不同意见,秘书则应建议几位领导当面研究,不要往返传话,以免引起误会。

(2)如果某领导对不属于他分管的工作下达指示,秘书应建议其向分管此项工作的领导打个招呼,或者先求得主持全面工作的领导同意,并请他向分管的领导通气。

(3)在事情紧迫时,可先办完事再报告给分管此项工作的领导,并说明原因。

2."按规章制度办事"的原则指的是什么?

明确:"按规章制度办事"的原则是指:秘书人员应以党内政治生活的若干准则、党纪国法、本单位本部门的各种有关规章制度、各组织机构的职责分工、各项工作任务完成的程序方法等,作为处理与领导层成员关系的原则和依据,力求做到说话办事都有依据。

3.怎样理解"不分亲疏,一视同仁"的原则?

组织学生讨论并明确:

秘书人员应该在工作、生活、感情联络各方面对所有领导成员都真正做到不分亲疏,一视同仁。这是秘书人员应具备的美德,也是处理好与领导关系的较为关键的一条原则。

具体来讲:

(1)在工作上要做到同等协助,对每位领导交办的事项都愉快地接受,以同等努力去完成;

(2)在生活上同等照顾,如一时办不到让所有的领导成员都得到应有的待遇,那么宁可缓办,等条件具备了再办;

(3)在感情上同等尊重,切忌从个人好恶出发,亲近与自己关系深的领导,疏远与自己交往浅的领导。

(4)特别是对自己认为"能力强"或自己认为"水平差"的领导,要同等尊重,不因自己的主观印象而分亲疏。

(5)在职责分工上同样对待,对一把手和其他成员一视同仁。

(6)值得注意的是,有些秘书自恃资深而冷落新进领导班子的年轻领导,这对工作有害无益。

4."通报情况,维护团结"原则的具体内容是什么?秘书在具体工作中应怎样做到"通报情况,维护团结"?

明确:"通报情况,维护团结"原则的具体内容是:秘书人员要自觉维护和增进领导人之间的团结。工作中领导之间有不同意见,出现矛盾,均属正常。秘书人员一定要从大局出发,注意维护团结。秘书在具体工作中应做到:

(1)领导人彼此间的议论,秘书人员要心中有数,慎重处理,一般应保持沉默,不附和。

(2)如果领导之间有误会,秘书人员可在可能的情况下作出必要的解释,以消除隔阂。对领导之间的分歧,绝不外传,更不能添油加醋,搬弄是非,应尽力予以缓和调解。

(3)当向甲领导汇报乙领导对某工作、某问题的处理时,可在客观陈述中,不露痕迹地强调其为工作着想的用心,对双方矛盾的焦点方面尽量不讲;非讲不可时,也应客观、谨慎,言词缓和,一带而过。

(4)如领导之间就某一个问题发生争论时,秘书要实事求是地反映情况,既不含糊其辞,也不添枝加叶。

(5)如两位领导对某文件的起草观点不一致,若此文可写可不写,则可求大同,存小异,从更高的层次上使二者统一起来。

(6)领导班子成员如因出差、外出开会,未能参加例会,秘书应主动把会议情况和决议向缺席者通气。

【课堂小结】

这节课我们主要学习了秘书与领导班子相处的主要原则,即"职权划分、单向请示"的原则、"按规章制度办事"的原则 、"不分亲疏,一视同仁"的原则、"通报情况,维护团结"的原则。这四项原则是秘书替领导班子服务应该遵循的原则,在具体执行时,作为秘书,一定要防止多头请示、汇报和凡事都找"一把手"的做法;秘书人员在协调与领导班子的关系时一定要规章制度办事;秘书在处理和协调与领导成员的关系时,一定要一视同仁,对领导班子成员要同等看待、同等协助,不论是哪位领导班子成员安排的工作,都要努力做好,不能有的去做,有的不去做,有的三心二意地去做;秘书一定要坚持有利于领导班子团结的原则,以事业为重,从工作出发,尽可能地维护领导班子的团结和威信。

【课堂反馈】

这节课的教学内容条理性强,教学时主要采用了设问导疑与启发分析相结合的教学方法,有一定的效果。但这节课所讲授的四条原则,即"职权划分、单向请示"的原则、"按规章制度办事"的原则 、"不分亲疏,一视同仁"的原则、"通报情况,维护团结"的原则,在内容的理解上有一定的难度,需结合实际用具体的事例来佐证。这节课,我在这方面做得不够,今后需改进。

【课后练习】(投影)

案例分析:

有个单位的领导班子,一二把手之间关系有些紧张。有一次,一把手临时确定召开会

第三课时

教学要点:秘书人员与具体领导人相处的原则

【导入新课】

秘书是直接为领导服务的一种职业,为了真正做到在为领导服务过程中协同一致、默契配合,秘书在处理、协调与领导者的关系时,应坚持哪些原则呢?这节课我们重点来了解这方面内容。

【讲授新课】

一、秘书人员与具体领导人相处的原则有哪些?

引导学生看书思考并明确:

秘书人员与具体领导人相处的原则有:

(1)思想体系一致的原则 (2)知识互补的原则 (3)相互信任的原则 (4)相互适应的原则

二、具体分析秘书人员与具体领导人相处的四大原则

1.怎样理解"思想体系一致"的原则?

启发学生思考并明确:

秘书人员是领导的助手和参谋,秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸,这就决定了秘书的职能活动要以领导意图为转移,其基点在于随时正确地领会掌握领导的工作意图,严格遵循、围绕领导工作意图,通过自己的调查研究、提供信息、参谋建议、撰写公文、协调处事、接待交往等职能活动,辅助领导工作,体现、贯彻领导意图。所以秘书人员要加强自身修养,提高自身水平,使自己能与领导人保持思想、行动上的一致,彼此配合默契。这要求秘书人员能站在领导的角度考虑问题,处理问题。特别是在管理工作的各个环节上,秘书要力争能和领导人保持思想体系的一致,如有分歧、争论,也应在坚持原则的前提下、努力与领导人取得一致的看法。

2.应该怎样理解"知识互补"的原则?

启发学生思考并明确:

一方面,"金无足赤,人无完人",领导人的业务知识及其他相关或不相关的知识的掌握程度和涉猎广度,会受多种因素的限制,因而有时觉得知识不够用。此时,秘书人员应巧妙地在不影响领导人威信的前提下,给以适当的提醒或弥补。这样,领导人与秘书的知识结合起来,将对工作顺利形成极为有利的局面。另一方面,领导人的政治素养好,思想水平高,组织能力强,知识较渊博,作为这样的领导人身边的工作人员,应该不失时机地向领导人学习,在长期潜移默化的工作过程中能力提高自身的素养。总之,秘书和领导者应该相互取长补短。

3.相互信任的原则真正内涵是什么?

明确:领导人与秘书,同是为社会主义现代化事业奋斗,虽然分工不同,但在政治上、人格上是平等的。所以,领导人与秘书应共同努力建立互相信任的关系,彼此成为互相关心、互相帮助的良师益友。秘书在工作中的不足或差错,领导人应主动承担责任;领导人工作安排有误或批评不恰当时,秘书应主动出谋献策,释疑补缺,维护领导人的威信。秘书要努力工作,不辜负领导的信任;领导人则既要做到"疑人不用,用人不疑",又要经常检查指导秘书的工作,不能把信任当成放任。

4.应从哪些方面来理解"相互适应"的原则?

引导学生看书思考并归纳明确:

可以分别从秘书和领导人的角度来理解"相互适应"的原则:一方面从秘书的角度来看,秘书对领导人的性格、思维方式、工作方法、生活爱好、工作经历以及家庭情况等等,都要有所了解,这样才能尽力做好服务工作。秘书应主动适应领导人的工作特点和生活习惯,比如,有的领导逻辑性较强,凡事爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。这是在秘书方面贯彻相互适应原则的具体表现,是矛盾的主要方面。另一方面,从领导人的角度来看,作为一个好的领导人,要注意充分调动身边工作人员,尤其是秘书人员的积极性,关心爱护他们,帮助他们解除后顾之忧,让他们一心一意投身于工作之中,这是矛盾的次要方面。总之,双方共同贯彻相互适应的原则,将对领导工作的顺利开展起积极作用。(板书以上加着重号的文字)

为了让学生更好地理解"相互适应"的原则,向学生介绍下面这篇文章。(放投影)

拿破仑与秘书

拿破仑在欧洲军事、政治舞台上的杰出才能和辉煌业绩,使他成为法国人崇拜的偶像。因此,成为皇帝陛下的秘书。是许多人梦寐以求的愿望。但是,拿破仑的秘书毕竟不是好当的。一次,拿破仑的一名私人秘书身染重病离职休息,需临时招募一名"书写漂亮"的秘书以做帮补,消息传出,人们展开激烈的竞争。结果,陆军部长办公室的 S 先生被选中。突如其来的好运使他激动莫名,在同事们的一片欢呼声中,这位幸运儿穿戴得整整齐齐到杜伊勒利宫就职去了。送走了 S 先生后,大家对他的飞黄腾达羡慕不已,尚在谈论之际,办公室的门突然被人撞开了,S 先生丧魂落魄地出现在大家面前,帽子丢了,手套不见了,头发乱七八糟,四肢直打哆嗦。在众人惊讶万分的目光中,他诉说了刚刚在杜伊勒利宫的遭遇。原来,S 先生入宫后,拿破仑打量了他一番,便叫他坐在靠近窗口的椅子上,然后就在房里大步地走来走去,指手画脚,不时地从嘴里迸出一些含混不清的词语。初来乍到的 S先生以为皇帝心绪不佳,嘴里嘟哝的东西与已无关,因此,并不注意听,只是屏住呼吸偷偷地用目光注视拿破仑的一举一动。过了约半小时,突然,拿破仑大步流星地朝他走来,说:"给我重述一遍。"什么也没有记下的 S 先生张口结舌,一下子惊呆了。拿破仑见纸上一片空白,顿时像狮子般暴跳如雷,怒吼连声。年轻的 S 先生被吓破了胆,连秘书的椅子还没坐热,就连滚带爬地逃离了杜伊勒利宫。他一连 5 天卧床不起,此后,直到拿破仑在圣赫勒拿岛逝世多年,S 先生每每从远处眺望宫殿的圆屋顶时,仍心有余悸,全身禁不住轻轻颤抖。对付拿破仑的口授,跟随他多年的首席秘书凡男爵却有一套办法。拿破仑口述时,有时含混不清地自言自语,有时又前言不搭后语地断断续续,杂乱无章。对此,凡男爵的办法是不管三七二十一,先听多少记多少,恰当地留下空白,以跟上说话人的思路,一俟口授中途停止或最后结束,就赶紧整理残缺不全的草稿,绞尽脑汁地反复琢磨皇帝话语的含意,填补空白,组合句子。整理完毕,便交给拿破仑。此时,他若抖抖纸张,签上名字,把文件往凡男爵的桌子上一扔,说一声"发出去!"那么,口授记录工作便算是大功告成了。更令秘书叫苦不堪的,是拿破仑那非凡的精力,那简直是令人难以置信的。如有一次拿破仑想在枫丹白露筹建一所学校,曾一口气口授了共计 517 项条款的详细计划。平时,拿破仑习惯于每天工作十五六个小时,而在每次战役期间,他白天忙个不停地处理军政大事,晚上稍稍休息一会儿,待到凌晨一两点钟,便起床阅读战报和情报,思考问题,并立即就当天的军事行动做出决定。据史载,1806 年秋对普鲁士作战期间。有一天,拿破仑除了外事活动外,竟连续口述了 102 项命令和指示。拿破仑如此工作,当然忙坏了他身边的秘书们。作为秘书,无论何时何地、在何种情况下,他们都必须随时恭候在桌边,等待命令,工作之辛苦是可想而知的。有时累得精疲力竭,即使累得连眼皮都睁不开,也得打起精神支撑住,小心翼翼地干,因为他们深知拿破仑的脾性。一天晚上——那是一场鏖战之后——凡男爵干完活,两眼睡意朦胧,一钻进帐篷就倒下睡着了,自以为躺在行李袋上。醒后才知道,晚上枕的软绵绵的东西,竟是刚刚死去的一具尸体。有一天,拿破仑的情绪很好,高兴地捏捏秘书的耳朵,对他说:"你也会永垂不朽的。"的确,拿破仑说得不错,那些和他一起生活工作过的人,后来很多都由于他的缘故而名垂青史。当拿破仑的秘书实在是一项可怕的差使,荣誉虽高,但是没有多少人愿意并且能够干到底的。

----摘自中国新世纪读书网

【课堂小结】

这节课主要分析了秘书人员与具体领导人相处的原则,即思想体系一致的原则、知识互补的原则、相互信任的原则、相互适应的原则。秘书与领导者在思想体系上应当保持一致,不允许南辕北辙,这是最基本的要求,但秘书与领导者在知识构成和知识面上却可能是不一致的,有的甚至存在较大的差距,这就需要将秘书和领导的知识结合在一起,构成领导者决策和处理工作所需要的较为全面的知识结构,这对领导工作大为有利。同时,秘书是领导者的左右手,他们是工作中合作的伙伴,只有相互理解和信任,才能达到思想一致,步调一致,情感和谐,形成工作上同心协力、默契配合的关系。要做到这一点,秘书应主动适应领导者的个性特点、思维方式、生活习惯和工作方法,而领导者也应该了解秘书的不同特点,在工作上善于扬长避短,充分发挥秘书的聪明才智。总之,秘书人员在处理与具体领导人之间的关系时,注意既要坚持原则性,又要注意灵活性,原则性是灵活性的灵魂,灵活性为原则性服务,以达到促进团结、促进工作的目的。

【课堂反馈】

这节课学习的内容比较琐细,对秘书人员如何与具体领导人相处,因为学生的生活经验有限,在理解上有一定的难度,教师在讲解相关的理论时,应联系实际,多列举一些事例,教学效果会更好一些。

【课后练习】

论述题:秘书人员与具体的领导人应怎样相处?

参考答案:

秘书如何处理好同具体领导人的关系,首先要明确秘书与领导人(指直接服务对象)之间是一种工作关系。这种工作关系,在职能上,秘书要为领导人服务,即做领导人工作上的助手和参谋,具体任务就是办文、办会和办其他的事;在组织上,秘书与领导人是上下级关系,领导人领导秘书,秘书执行领导人的指令。基于此,秘书与具体的领导人在相处时,应遵循以下四条原则:

(1)思想体系一致的原则 (2)知识互补的原则 (3)相互信任的原则 (4)相互适应的原则

第三章 信息及其在秘书工作中的作用

第一节 信息及其在秘书工作中的作用

教学目标

知识目标:理解信息及其在秘书工作中的作用

能力目标:

1.能准确识别不同类型的信息

2.能分清信息工作在秘书活动中的不同作用

3.能识别现代社会信息工作的基本特征

德育目标:强化学生的信息意识,让他们懂得信息工作在秘书活动中的重要性

教学重点:

1.信息的概念与特征

2.现代社会信息工作的基本特征

3.信息工作在秘书活动中的作用

教学难点:信息的特征及信息工作在秘书活动中的作用

教学方法:设问导疑、启发分析

教具安排:投影仪

课时安排:一课时

教学过程

【导入新课】

由下面的一篇文章导入新课,向学生介绍这篇文章的要点。

信息时代

一、通讯的历史

信息是很重要的,其价值甚至超过措施。缺乏信息会浪费很多的金钱,有时甚至会牺牲许多人的生命。

新奥尔良战役

这里的一个例子是发生在美国路易斯安那州新奥尔良市,当时英国和美国正在打 1812年的战争。1815 年 1 月 8 日,美军和英军在新奥尔良附近打仗。新奥尔良战役是一个著名的战役,伤亡了数以百计的军人。战后,美国人和英国人才知道没有必要打这一场战役,因为美、英谈判代表早在两周前已经在比利时根特市签署了一项和平条约。遗憾的是美军和英军在新奥尔良遭遇前,这项和平条约的消息尚未传到美国,战斗造成了惨重的伤亡。古时候,传递信息只能靠帆船和战马,甚至人的步行。人们也曾试过用别的办法传递信息,有人试着让鸽子传递信息,但这样的传递不是很可靠。更快的办法是到了电报的发明,电报是最早使用电线和电能来传递信息的设备。十九世纪三十年代,英国人和美国人率先使用了电报。在两地之间架起电报线,一头发电报,另一头收电报,就可以传递信息了。不过,每个字母和数字都得用电报键单独发送,收电报一方边收边记,发电报声听起来就是"嘀嘀嘀

莫尔斯电码操作员(美国国会图书馆照片)

十九世纪五十年代,电报高手每分钟可以发送 35 至 40 个单词。遇到信息量大时,得发送好几个小时。但是,电报还是让生活在城市的人们大大地加快了通讯速度。电报线连接着各大城市,并很快就对日常生活产生了重大影响。政府、商行和个人使用电报发送信息,报社则使用电报获取信息。有时,报纸一天要印刷 4~5 次,以快速报道新消息。无疑,电报是将信息从一个地方传送到另一个地方的最快办法。

【讲授新课】

一、信息的概念与特征

1.信息的含义是什么?

引导学生看书分析并明确:

信息是客观世界中事物运动状态的反映;信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征;信息经过传递再现客观事物的状态。一般所说的信息,都是经过自然或人工的传递,能够再现事物状态的信息。

2.信息是多方面的、十分复杂的,人们可以从不同的角度对它进行分类,那么从不同的角度来看,信息有哪些种类呢?

明确:

(1)按信息源的性质 :可分为两大类,一类是自然信息,这是自然界自发产生的。另一类是社会信息,这是社会各界有目的、有意识地发出的信息,可分为政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。

(2)按信息的表现形式:可分为语言信息、文字信息、数据信息、图象信息。

(3)按信息来源的方向 :可分为横向信息、纵向信息;外部信息、内部信息。

(4)按信息的稳定状态 :可分为静态信息、动态信息。

(5)按信息存在或作用时间 :可分为长时信息、短时信息。

就一般秘书部门来说,通常习惯将信息划分为:综合信息、专题信息;固定信息、流动信息;基本信息、派生信息;客观信息、特殊信息。

3.作为一种客观存在,信息有哪些特征呢?

明确:信息具有四个主要特征:

(1)开发性 :信息是可开发、可再生,取之不竭的"资源",能够产生巨大的动力,推动物质世界的发展与变革,人们研究信息,正是为了开发利用这一资源。

(2)共享性 :信息不像一般的物质那样具有单一的归属性,它可以让众多的人共同享用。

(3)无限性 :物质世界是无限的,人们对物质世界的认识也是无限的,所以无论从时间还是从空间范畴来说,信息都是无限的,是永不枯竭的资源。

(4)时效性 :社会需求的瞬息万变,带来了信息强烈的时效性。这种时效性反映了信息的价值,过时的信息相对来说价值就小,甚至毫无价值。

二、现代社会信息工作的基本特征有哪些?

引导学生看书明确:

1.信息载体多样化

现代社会记录和储存信息的载体,一方面向多样化发展,出现了非纸质材料;另一方面日趋缩微化。

2.信息传递迅速化

现代科技高度发展,使信息传递越来越不受时空的限制。

3.信息社会化、全球化

世界上许多发达国家,已率先使越来越多的人共享信息的效益。

三、信息工作在秘书活动中的作用

1.秘书部门信息工作指的是什么?

明确:秘书部门的信息工作,主要是根据上级与主管部门的要求,了解情况,掌握动态,发现问题,然后进行筛选处理,综合分析,提供信息资料给领导参考。

2.信息工作在秘书活动中的作用有哪些?

明确:信息工作在秘书活动中的作用主要表现为以下几个方面:

(1)辅助领导科学决策,必须依靠信息。

(2)起草文件必须依靠信息。

(3)信访咨询工作需要依靠信息。

(4)做好日常管理工作必须依靠信息。

【课堂小结】

这节课的学习内容包括信息的含义、信息的分类、信息的主要特征、现代社会信息工作的基本特征以及信息工作在秘书活动中的作用。在这些内容中,要注意区分信息的主要特征与现代社会信息工作的基本特征,不要将这两项内容混为一谈。通过这节课的学习,我们明白了:秘书工作的一切方面都离不开信息,新时期特别要求秘书强化信息意识,研究并掌握信息工作的规律,只有这样,才能发挥好参谋助手的作用。

【课堂反馈】

这节课的教学内容较多,且知识点较琐细,学生在听课时容易产生倦怠情绪,需教师在活跃课堂气氛上多下功夫,才能保证按时按质按量地完成教学任务。

第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求

教学目标

知识目标:理解秘书信息工作的特点、原则和要求

能力目标:

1.准确辨别秘书信息工作的不同特点

2.运用秘书信息工作的原则来解决实际问题

3.按照秘书信息工作的基本要求来做好信息收集工作

德育目标:培养学生树立强烈的信息意识,为将来的工作打下坚实的基础

教学重点:

1.秘书信息工作的特点

2.秘书信息工作的原则

3.秘书信息工作的基本要求

教学难点:对秘书信息工作的原则的理解

教学方法:设问导疑、启发分析

教具安排:投影仪

课时安排:一课时

教学过程

【导入新课】

当今世界,被称之为"信息爆炸"的时代,信息已成为事业成功和经济发展不可或缺的重要战略资源。信息工作渗透到了秘书工作的各个方面。作为知识经济时代的秘书,时时、事事、处处都要跟信息打交道。离开了信息,两眼一摸黑,秘书工作是无法开展的,所以,秘书要想胜任自己的本质工作,只有充分认识秘书信息工作的特点、原则和要求。

那么,秘书信息工作的特点、原则和要求到底是怎样的呢?这节课我们来了解它们。

【讲授新课】

一、秘书信息工作的特点

1.秘书信息工作的特点是什么?

明确:(1)针对性 (2)综合性 (3)时效性 (4)经常性

2.秘书信息工作的针对性、综合性、时效性、经常性的具体内容分别是什么?

引导学生看书思考并明确:

秘书信息工作的针对性,主要包括以下几方面内容:

(1)结合业务 即注意信息工作的专业性

(2)围绕中心 即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行

(3)针对问题 即按领导的指示、意图,进行专题调查

秘书信息工作的综合性:领导决策,拟定计划,制定措施,大都需要带有全局性或综合性的信息。而且,领导层次越高,对信息综合性的广度与深度的要求也越高。综合性信息不是多种信息的堆砌拼凑,而是将多种有用的信息融合成一个有机整体。提供综合性的信息服务,一般由秘书部门承担,或由秘书部门组织有关部门共同完成。

秘书信息工作的时效性:秘书信息工作要特别注意时效性。时效性有及时性和适时性两种形式。所谓及时性,即强调信息要保持新鲜度,排斥迟到的陈旧的信息。所谓适时性,即讲究提供信息要选择最佳时机。

秘书信息工作经常性这个特点,主要体现在起草文件和撰制各种文字材料上,还包括现在已广泛使用的网上电子邮件。

二、秘书信息工作的原则有哪几条?具体内容分别是什么?

启发学生思考并归纳:

秘书信息工作的原则主要有三条:

1.追踪原则:决策方案在实施过程中,必然会出现主客体状况的变化,秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息,使决策机构和决策者准确掌握情况,及时调整、修订、完善决策方案。

2.超前原则:秘书信息工作的超前原则是由以下两方面确定的:第一,任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后,再快的信息,也有滞后性;第二,领导必须有所预见,走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间,争主动,超前收集信息,向领导提供"预测性"信息。如果凡事总是事后了解,提供"马后炮"信息,那就作用甚微。

3.选优原则:客观上说,凡是信息都是有用的。但秘书必须针对工作需要,利用信息分类标准,对所接触的信息,迅速准确地加以判别,分出哪些是有效信息,哪些是无效信息,哪些是干扰信息,从而对信息选优。

三、秘书信息工作的基本要求是什么?具体内容又分别是什么?

明确:秘书信息工作的基本要求是"准确、及时、全面、适用"八个字。

具体来说:

1.准确:即信息的内容要准确无误,真实可靠。准确是信息的生命,是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实,处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况,才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准,必然会给领导工作造成失误。

因此,准确,应是秘书信息工作的灵魂。

2.及时:即信息的收集、处理、传递、反

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